Política de privacidad

BIOGÁS COLOMBIA SAS ESP, sociedad comercial con domicilio principal en la ciudad de Bogotá; Colombia, identificada con Nit 900181508 – 1 (en lo sucesivo “BIOGÁS COLOMBIA“), se encuentra comprometida con el estricto cumplimiento de la normatividad aplicable, en relación con el debido tratamiento de los datos personales de los terceros con quienes interactúa en desarrollo de su objeto social, tales como clientes, proveedores, contratistas, empleados, accionistas, administradores, o cualquier otro tercero o con los que BIOGÁS COLOMBIA, tenga algún vínculo, sea legal, comercial o convencional, (en adelante el Titular de los datos).

Por tanto, BIOGÁS COLOMBIA, como Responsable del Tratamiento de los datos personales, se compromete a su tratamiento conforme a lo previsto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, y el Decreto 1074 de 2015, y demás normas que las modifiquen o complementen, y de conformidad con lo previsto en la presente Política:

Alcance.

La presente política aplica a la información personal de propiedad de los Titulares de los datos, a la cual tenga acceso BIOGÁS COLOMBIA; en razón de su actividad empresarial, tales como información financiera, contable, comercial, o legal, datos biográficos, datos de contacto, experiencia laboral, antecedentes médicos, entre otras informaciones.

Todos los colaboradores de BIOGÁS COLOMBIA, deben observar, respetar, cumplir y hacer cumplir esta Política en el desarrollo de sus funciones, la cual aplica a todas las bases de datos, y archivos de información personal que esté en poder de BIOGÁS COLOMBIA, y que se encuentren dentro del marco contextual de la Ley 1581 de 2012, y el Decreto 1074 de 2015 y las demás normas que lo modifiquen o reglamenten.

De acuerdo con los límites establecidos por la ley, BIOGÁS COLOMBIA; deberá tener en cuenta:

Que el titular de los datos otorgue su autorización previa y expresa para realizar el tratamiento de los mismos, salvo, en los casos que por ley no sea requerida dicha autorización. Las autorizaciones deberán ser conservadas, de manera que se permita su consulta posterior, durante el plazo mínimo de ley.
En caso de solicitud de los datos por parte de entidades públicas, estos deben ser necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
El Tratamiento de los Datos Personales se podrá realizar a través de medios físicos, automatizados o digítales de acuerdo con el tipo y forma de recolección de la información.
El tratamiento de los Daos Personales solo podrá darse para los fines expresamente indicados en el numeral 6 de la presente Política.

Objetivo.

La presente política establece los lineamientos aplicables en el proceso de recolección de datos de los titulares de los mismos, incluyendo, la autorización las finalidades de uso, los derechos que le asisten a sus titulares, los canales de atención, los procedimientos internos para su tratamiento, los puntos de contacto, la definición de las áreas responsables entre otros.

Finalidad de la información y su tratamiento.

Los Datos Personales que sean incluidos en las Bases de Datos de BIOGÁS COLOMBIA provienen de la información recopilada en ejercicio de las actividades desarrolladas en razón de los vínculos comerciales, contractuales, laborales o de cualquier otra índole con sus usuarios, clientes, proveedores, contratistas, empleados, accionistas, administradores y/o público en general.

La información suministrada por el Titular, solo será utilizada para los propósitos señalados en el presente numeral, y una vez cese la necesidad del Tratamiento de los Datos Personales, los mismos podrán ser eliminados de las Bases de Datos de BIOGÁS COLOMBIA, o archivados en términos seguros a efectos de solo ser divulgados cuando la ley así lo exija.

En general, se tendrán las siguientes finalidades de Gestión contable, fiscal, comercial y administrativa:

Conocimiento de terceros con quienes BIOGÁS COLOMBIA tiene relación y realiza transacciones, para dar cumplimiento a la reglamentación sobre prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo.
Administración de la relación contractual, legal o comercial que existe entre BIOGÁS COLOMBIA y el Titular del dato.
Cumplimiento de obligaciones legales de suministro de información frete a entes administrativos, así como a las autoridades competentes, que así lo requieran.
Validación de riesgo legal, financiero, reputacional, y en general cualquier otro derivado de sus relaciones con terceros.
Cumplimiento del objeto social de BIOGÁS COLOMBIA, en su relación con clientes, proveedores de servicios de mensajería, agencias de publicidad, contact center, empresas de seguridad y vigilancia, proveedores de servicios de software, entre otros. Estos terceros están obligados a mantener la confidencialidad de la información a la que tienen acceso, todo lo cual se encuentra regulado mediante acuerdos suscritos con los mismos.
Llevar a cabo sus procesos comerciales y de mercadeo.
Soportar los procesos de auditoría de BIOGÁS COLOMBIA.
Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables de BIOGÁS COLOMBIA.
Prestar sus servicios de acuerdo con las necesidades particulares de los clientes de BIOGÁS COLOMBIA, con el fin de cumplir los contratos de servicios celebrados, incluyendo pero sin limitarse a la verificación de afiliaciones y derechos de los individuos a los cuales los clientes de BIOGÁS COLOMBIA prestarán sus servicios.
Realizar invitaciones a eventos, mejorar productos y servicios u ofertar nuevos servicios, y todas aquellas actividades asociadas a la relación comercial o vínculo existente con BIOGÁS COLOMBIA, o aquel que llegare a tener.
Gestionar trámites ante entidades de orden privado, público, municipal, nacional o departamental requeridos en desarrollo de las actividades de BIOGÁS COLOMBIA o empresas vinculadas, clientes y los aliados comerciales de BIOGÁS COLOMBIA.
Suministrar información de contacto y documentos pertinentes a cualquier tercero con el cual BIOGÁS COLOMBIA posea un vínculo contractual de cualquier índole.
Dar a conocer, transferir y/o trasmitir los datos personales dentro y fuera del país a terceros a consecuencia de un contrato, ley o vínculo lícito que así lo requiera o para, implementar servicios de computación en la nube. Para todo lo anterior otorgo mi autorización expresa e inequívoca.
Los demás de carácter especial que sean informados al titular de la información en el consentimiento informado para la recolección y tratamiento de sus datos.

Frente a cada uno de los grupos mencionados se tendrán las siguientes finalidades:

Clientes

Esta información corresponde a aquella de personas naturales, jurídicas o estructuras sin personería jurídica, sus administradores, accionistas, o socios, con quien se hayan negociado bienes o servicios ofrecidos por BIOGÁS COLOMBIA, así como potenciales clientes, consumidores o contrapartes contractuales.

Función principal	Explicación
Sistema de Auto Gestion de Riesgo integral de Prevención de Lavado de Activos, y financiación del terrorismo.	Conocimiento de contra parte contractual con quienes BIOGÁS COLOMBIA tiene relación y se encuentra en proceso de negociación para realizar transacciones, a fin de dar cumplimiento a la reglamentación sobre prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo.
Publicidad y prospección comercial – Publicidad propia	Envío de información a través de diferentes medios, sobre eventos, actividades, productos, servicios y en general, información asociada a la actividad de BIOGÁS COLOMBIA.Realizar campañas de publicidad y mercadeo para ofrecer descuentos o promociones de productos o servicios propios o de terceros con los que BIOGÁS COLOMBIA tenga algún convenio.Adelantar convenios comerciales, eventos o programas institucionales directamente o en asocio con terceros.Gestión contable, fiscal y administrativa – Gestión de clientes para brindar información sobre la programación de servicios, efectuar seguimiento a los mismos y evaluar la prestación de los servicios.Confirmar los datos necesarios para la venta y entrega de productos y/o prestación de servicios.Llevar a cabo los trámites de atención de PQR’s presentadas ante BIOGÁS COLOMBIA. Evaluar la calidad de nuestros productos y servicios.Realizar encuestas de satisfacción.Preparar estudios de mercado que permitan establecer preferencias de consumo o determinar hábitos de pago.Crear bases de datos para los fines descritos en la presente autorización. Enviar invitaciones a eventos, campañas, lanzamientos de servicios por medios electrónicos como correo electrónico, SMS (mensajes de texto). Realizar la grabación de las llamadas que realice como soporte ante quejas y reclamos.
Publicidad y prospección comercial – Análisis de perfiles	Realizar actividades de geo referenciación y estudios estadísticos.Realizar estudios de crédito, cobranza o riesgo crediticio.
Gestión contable, fiscal y administrativa – Gestión de cobros y pagos	Gestión de facturación y cobro.Verificación de datos a través de consulta a bases de datos públicas o centrales de riesgo.Realizar la consulta y reporte de las obligaciones a las centrales de riesgo crediticio.Validación de riesgo de crédito y comportamiento financiero
Finalidades varias – Fidelización de clientes	Implementar programas de fidelización

Gestión humana

Contienen información personal de los siguientes grupos de interés: empleados actuales o retirados, y candidatos en procesos de selección, entre otros.

Función principal	Explicación
Gestión Humana	Proceso de selección. Administración de la relación laboral existente.Envío de comprobantes, reportes y certificaciones.Envío de información sobre beneficios derivados de la relación y otorgados por BIOGÁS COLOMBIA; o por terceros con los que éste tenga convenio.Consulta en bases de datos públicas para verificación de antecedentes.Exámenes medico de ingreso, egreso y periódicos.
Gestión Humana – Gestión de nómina	Pago de salario, prestaciones sociales, beneficios extralegales y demás conceptos económicos asociados a la relación laboral.
Gestión Humana – Control de horario y seguridad	Seguimiento a horarios de ingreso y salida de empleados y validación de identidad para acceso a las instalaciones.
Gestión Humana – Prestaciones sociales	Realización de pagos, aportes y reportes a las entidades de seguridad social, fondos de pensiones y cesantías, compañías aseguradoras y cajas de compensación familiar.
Gestión Humana – Procesos disciplinarios.	Realización de procesos disciplinarios, llamados de atención y terminación de relación laboral.
Gestión Humana – Formación de personal	Seguimiento de asistencia a eventos, reuniones y capacitaciones.
Gestión Humana – Promoción y selección de personal	Envío de información sobre convocatorias laborales.Realización de entrevistas, encuestas, pruebas psicotécnicas, evaluaciones médicas y otro tipo de pruebas y exámenes orientados a validaciones requeridas para la relación laboral.
Encuestas de opinión	Evaluar la calidad de nuestros procesos internos.Realizar encuestas de satisfacción y sobre asuntos asociados con la relación laboral.

Proveedores

Contienen información de proveedores de cualquier tipo de bienes y servicios requeridos por BIOGÁS COLOMBIA:

Función principal	Explicación
Gestión contable, fiscal y administrativa – Gestión de proveedores	Elaboración de contratos, órdenes de compra o servicios, informes y reportes relacionados con la relación comercial sostenida entre las partes.Verificación de datos a través de consulta en bases de datos públicas o privadas de centrales de riesgos y consulta de Compliance
Gestión contable, fiscal y administrativa – Gestión de facturación	Gestión de anticipos, facturas y cuentas de cobro.Validación de riesgo de crédito y comportamiento financiero
Finalidades varias – Prestación de servicios de certificación	Emisión de certificados y comprobantes.
Publicidad y prospección comercial – Publicidad propia	Envío de información a través de diferentes medios, sobre eventos, actividades, productos, servicios y en general, información asociada a la actividad de BIOGÁS COLOMBIA.Realizar campañas de publicidad y mercadeo para ofrecer descuentos o promociones de productos o servicios propios o de terceros con los que BIOGÁS COLOMBIA tenga algún convenio.Adelantar convenios comerciales, eventos o programas institucionales directamente o en asocio con terceros.Envío de información sobre beneficios, eventos, nuevos productos y servicios, trámites, convocatorias, invitaciones a cotizar y en general información asociada a la actividad de BIOGÁS COLOMBIA.
Publicidad y prospección comercial – Encuestas de opinión	Evaluar la calidad de la relación contractual.Realizar encuestas de satisfacción y sobre asuntos asociados con la relación contractual.Preparar estudios de mercado.

Accionistas y Administradores

Contiene información de los accionistas de BIOGÁS COLOMBIA, y/o sus administradores tales como representantes legales, miembros de Junta Directiva o cualquier otro órgano de administración que llegarse a crearse, y cuya finalidad es el reporte a entidades en ejercicio de función legal, y en general control, almacenamiento, aseguramiento, comunicación, acreditación, capacitación, registro, tramitación, procesamiento, autorización, consolidación, análisis de actividades y estrategias en las cuales se relacionan con BIOGÁS COLOMBIA.

Derechos del titular del dato personal

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular de los Datos Personales tendrá los siguientes derechos:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a BIOGÁS COLOMBIA, o los Encargados del Tratamiento. Este derecho podrá ejercerse, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

Solicitar prueba de la autorización otorgada a BIOGÁS COLOMBIA salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

Ser informado por BIOGÁS COLOMBIA o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.

Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del Dato Personal cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento BIOGÁS COLOMBIA, o el Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 y a la Constitución.

Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

De conformidad con el artículo 2.2.2.25.4.1. del Decreto 1074 de 2015, los Derechos antes mencionados podrán ser ejercidos por:

El Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición de BIOGÁS COLOMBIA
Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad;
Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento; y/o
Por estipulación a favor de otro o para otro.

Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

Identificación del Responsable del tratamiento de datos personales y sus deberes.

De conformidad con el art. 17 de la Ley 1581 de 2012, y el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015, el responsable del tratamiento de los datos personales que se regula por el presente documento es:

Nombre: BIOGÁS COLOMBIA SAS ESP

Identificación: Nit 900181508-1

Domicilio: Bogotá – Colombia

Dirección: Calle 101 No. 12 – 42

Correo electrónico: h.gallego@biogas.com.co

Teléfono: 601 5522520 Ext 3000

En su calidad de Responsable del tratamiento de los datos personales, BIOGÁS COLOMBIA, tendrá los siguientes deberes:

Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio de los derechos mencionados en el capítulo anterior.

Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la reglamentación aplicable, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.

Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.

Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la reglamentación aplicable.

Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la reglamentación aplicable.

Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la reglamentación aplicable y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Autorización del titular

Todo Tratamiento de datos personales se llevará a cabo una vez se haya obtenido las autorización previa, expresa e informada del titular, el cual deberá ser otorgado en forma libre e informada por el titular del dato, y podrá ser objeto de consulta posterior por su Titular, por el Responsable del tratamiento de los datos, o por parte de las autoridades competentes en desarrollo de sus función legal.

La autorización no será necesaria en las excepciones previstas en la ley, a manera enunciativa y sin perjuicio de las normas modifiquen, adicionen o complementen, la autorización no será necesaria en los siguientes casos:

Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
Datos de naturaleza pública.
Casos de urgencia médica sanitaria.
Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

Procedimientos para el tratamiento de los datos personales

BIOGÁS COLOMBIA dispondrá de mecanismos para que el Titular, sus causahabientes, sus representantes y/o apoderados, aquellos a quienes se ha estipulado a favor de otro o para otro, y/o los representantes de menores de edad Titulares, formulen consultas respecto de cuáles son los Datos Personales del Titular que reposan en las Bases de Datos de la Firma.

Si tiene preguntas acerca de esta Política, o cualquier inquietud o reclamo respecto de la administración de la Política, puede radicar la solicitud en nuestras instalaciones o vía correo electrónico: h.gallego@biogas.com.co, contabilidad@biogas.com.co

Cualquiera que sea el medio, la Firma guardará prueba de la consulta y su respuesta.

Para el Tratamiento de datos sensibles, BIOGÁS COLOMBIA informará a los Titulares de la información: (i) que por tratarse de este tipo de datos, no está obligado a autorizar su Tratamiento e (ii) informará cuales Datos son Sensibles y la finalidad del Tratamiento.

Para efectos del Tratamiento de Datos Personales de niños, niñas y adolescentes, BIOGÁS COLOMBIA responderá y respetará el interés superior de estos y además, asegurará el respeto de sus derechos fundamentales.

Mecanismos dispuestos como responsable del tratamiento de datos personales

En aras de proteger y mantener la confidencialidad de los Datos Personales de los Titulares, BIOGÁS COLOMBIA determina que el procedimiento para conocer, actualizar, rectificar, suprimir información o revocar la autorización para el Tratamiento de Datos Personales, implica el deber del Titular de contactarse con BIOGÁS COLOMBIA a través de los medios dispuestos para ello, siendo los siguientes:

Realizando la solicitud a través del correo administración@biogas.com.co
Remitiendo solicitud por escrito al domicilio social de BIOGÁS COLOMBIA, la cual deberá ser acompañada de una copia del documento de identidad del Titular.

Los Titulares de los Datos Personales, podrán en todo momento, solicitar a BIOGÁS COLOMBIA la supresión de sus datos y/o revocar la autorización, mediante la presentación de un reclamo de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

Estas solicitudes deberán contener como mínimo la siguiente información:

Nombre e identificación del Titular del dato, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente a través de los medios dispuestos por BIOGÁS COLOMBIA.
Nombre, identificación del tercero autorizado por el titular, o por causa de ley, o mediante poder debidamente autenticado ante notario por el poderdante (Titular del dato), condiciones que deberán acreditarse.
Descripción precisa y completa de los hechos que dan lugar a la solicitud.
Dirección física o electrónica para remitir la respuesta e informar sobre el estado del trámite.
Documentos y demás pruebas pertinentes que quiera hacer valer.

Término de respuesta a solicitudes

Consulta:

Luego de recibida la solicitud de consulta de datos por los medios establecidos, BIOGÁS COLOMBIA., tendrá diez (10) días hábiles (Desde el día de recibo de la misma) para dar contestación al titular de la información. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado el motivo de la demora y la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

En caso de que la solicitud no contenga los datos o requisitos necesarios para su trámite, se requerirá al solicitante para que complete o aclare la misma dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurrido un (1) mes desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En todo se dará cumplimiento a los procedimientos y plazos previstos en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

Reclamos.

El Titular o sus causahabientes podrá solicitar la corrección, actualización o supresión, de sus datos, o presentar reclamos en relación con el tratamiento de sus datos ante BIOGÁS COLOMBIA.

El reclamo deberá formularse mediante solicitud escrita identificado plenamente al Titular de los datos, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Si el reclamo esta completo, el responsable del tratamiento de los datos, advertirá en su base de datos que hay un “reclamo en trámite” y el motivo del mismo. Dicho aviso deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Las solicitudes de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

En todo se dará cumplimiento a los procedimientos y plazos previstos en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

Seguridad de los datos personales

BIOGÁS COLOMBIA en aplicación al principio de seguridad en el tratamiento de datos personales, proporcionará las medidas administrativas y tecnológicas que sean necesarias para proveer seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. No obstante, lo anterior, BIOGÁS COLOMBIA, no garantiza la seguridad total de su información ni se hace responsable por cualquier consecuencia de fallas técnicas o del ingreso indebido por parte de terceros a la base de datos o a los archivos en los que reposan los datos personales objeto de tratamiento.

En lo demás que no se encuentre previsto en la presente Política, aplicarán las disposiciones de la Ley 1581 de 2012, Decreto 1074 de 2015, y demás normas que las modifiquen o reglamenten.

Modificaciones y vigencia de la política de privacidad.

La Compañía podrá modificar en cualquier momento los términos y condiciones de estas políticas los cambios realizados a la política, serán divulgados en la página web.

∙ Fecha y lugar de entrada en vigencia: Bogotá, Colombia, 30 de octubre de 2014.∙ Actualización: Bogotá, Colombia, 29 de Julio de 2022

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